Baixa por Cancelamento
A baixa por cancelamento é um recurso que foi criado para possibilitar que um documento financeiro seja cancelado, mas sem realizar o estorno do mesmo. Este recurso é útil quando o documento financeiro precisa ser cancelado, mas não pode ser estornado devido às contabilizações fiscais e contábeis que já ocorreram em um período anterior.
Qual a diferença entre baixa por cancelamento e estorno?
A principal diferença é que no estorno o documento é excluído do sistema, ficando visível apenas no relatório de documentos estornados.
Na baixa por cancelamento, o documento é baixado com um motivo específico. Assim, ele fica visível em todos os relatórios financeiros e consultas à movimentações de contas correntes.
Um documento baixado por cancelamento pode ter sua baixa revertida?
Não. Isso ocorre porque a baixa por cancelamento realiza tratativas de dependências similares ao processo de estorno e essas tratativas não podem ser desfeitas. Por exemplo, na baixa por cancelamento os lançamentos contábeis de operação Baixa do documento são substituídos por outros.
Existe uma permissão específica para realização do processo de baixa por cancelamento?
Sim. Para que um usuário possa realizar a baixa por cancelamento, ele deverá ter duas permissões: baixa de documentos e baixa por cancelamento. Não é possível um usuário realizar a baixa por cancelamento se ele não tiver a permissão de baixa.
Qualquer documento pode ser baixado por cancelamento?
Não. Os documentos financeiros elegíveis para baixa por cancelamento são:
- Documentos em regime contábil de competência: são documentos que possuem lançamentos contábeis nas duas operações disponíveis no sistema, Baixa e Emissão;
- Documentos vinculados a históricos financeiros de origem Crédito, ou seja, documentos a receber;
- Documentos que não sejam de cobrança agrupada por terceiros.
Além disso, este recurso só está disponível para o Brasil.
Os documentos baixados por cancelamento são mostrados na central do assinante para o usuário final do sistema?
Não. Assim como documentos que foram transferidos, os documentos baixados por cancelamento não ficam visíveis na central do assinante.
O que acontece com o(s) contrato(s) vinculado(s) ao documento que foi baixado por cancelamento?
Caso existam contratos bloqueados vinculados ao documento e o motivo do bloqueio seja o próprio documento, os contratos serão desbloqueados. Isso ocorre porque o sistema considera, para fins de bloqueio automático, apenas documentos em aberto. Um documento baixado não está mais aberto, por isso não é considerado nas rotinas de bloqueio automático.
Na baixa por cancelamento ocorrerá geração de nota fiscal?
Não, pois a nota fiscal está condicionada ao pagamento do documento. Como o mesmo está sendo cancelado (e não pago), não haverá geração de nota fiscal.
Como são formados os lançamentos contábeis na baixa por cancelamento?
O sistema recria, automaticamente, os lançamentos contábeis de operação Baixa quando o usuário seleciona o motivo de baixa igual a Cancelamento. As ações realizadas pelo sistema são:
- Os lançamentos contábeis de operação Baixa na conta [LOCAL_PAGTO] são excluídos;
- O sistema busca os lançamentos contábeis positivos de operação Emissão;
- Para cada lançamento contábil positivo encontrado no item acima, o sistema verifica se existe uma conta contábil de devolução parametrizada. Se esta conta for encontrada, é feito um novo lançamento com ela, no valor oposto do lançamento original. Se não for encontrada uma conta de devolução, o sistema faz um lançamento na mesma conta, no valor oposto do lançamento original.
Para fins de validações contábeis, o sistema irá considerar:
- A soma de todos os lançamentos contábeis de operação Baixa deve ser igual a zero;
- A soma de todos os lançamentos contábeis positivos (operação Baixa) deve ser igual ao valor do documento;
- A soma de todos os lançamentos contábeis negativos (operação Baixa) deve ser igual ao valor do documento multiplicado por menos um (-1).
O que é preciso parametrizar para que seja possível utilizar o recurso de baixa por cancelamento?
Na baixa por cancelamento, o documento financeiro é baixado e não tem o lançamento na conta de contrapartida. Assim, é necessário que seja informado um histórico para a baixa do documento. Este histórico fica parametrizado no menu Empresa > Parâmetros > Financeiro. Veja na Figura 1.
Figura 1
O histórico selecionado neste campo deve ser de origem Débito e tipo Normal.
Atenção: se este histórico não estiver parametrizado, o campo Motivo da baixa não será mostrado na baixa do documento.
Onde fica a opção de baixa por cancelamento?
Após acessar a tela de baixa do documento, caso o mesmo seja elegível para a baixa por cancelamento e o usuário tenha a devida permissão, será mostrado um novo campo na tela chamado Motivo de baixa. Este campo terá duas opções: Liquidação e Cancelamento.
Figura 2
A opção de Liquidação fará o processo normal de baixa e deve ser utilizado quando o documento estiver sendo pago (liquidado).
Já a opção de Cancelamento irá realizar a baixa por cancelamento. Selecionando esta opção, alguns campos serão suprimidos da tela e os cálculos de juros, multas e descontos serão desfeitos (Figura 3).
Figura 3
Como são tratadas as dependências do documento na baixa por cancelamento?
As integrações são tratadas da seguinte forma:
- Na integração com o Gerencianet, será enviado um comando para cancelar o documento na plataforma integrada.
- Na integração com o PhoneBox, não ocorrerá registro de pagamento na plataforma integrada.
- Na integração com o VSC, não ocorrerá registro de pagamento na plataforma integrada.
- Na integração com o SPC Brasil, não ocorrerá retirada do documento da plataforma integrada.
- Se o documento for referente a uma adesão de um Pedido de Venda, este pedido será automaticamente cancelado.
Ocorre geração de recibo na baixa por cancelamento?
Não, o recibo de baixa só é gerado no pagamento do documento.